Home office, vagyis otthoni munka - mire kell odafigyelni, hogy működjön?

Ha a home office valóban egyenértékű - netán jobb - lenne, mint az irodai munkavégzés, akkor eddig miért nem otthonról dolgoztak az emberek? Talán azért, mert az otthon és a munka kb. úgy tartoznak össze, mint a tűz és víz. Külön-külön mindkettőnek megvan a maga nélkülözhetetlen helye és ideje; együtt azonban nem tudnak úgy létezni, hogy valamelyik ne sérülne.

Virusmaszk

Virusmaszk

Valljuk be, a home office nem való mindenkinek. Amíg azonban tombol az új koronavírus-járvány, addig kénytelenek vagyunk megbarátkozni a helyzettel, és hazavinni a munkát. Sőt, nemcsak a munkát, hanem az irodát is.

Dolgozószoba, vagy legalább egy sarok
Amikor beleszerettünk jelenlegi otthonunkba, valószínűleg azért éreztünk úgy, mert láttuk benne a lehetőséget, hogy itt milyen szépen élhetünk, családot alapíthatunk, boldogok lehetünk, pihenhetünk, szórakozhatunk. Biztosan nem elsőként fordult meg a fejünkben, hogy "De jó, itt még munka után túlórázhatunk, akár itthon is dolgozhatunk éjt nappallá téve!" (Akinek mégis, annak azt javasoljuk, azonnal fejezze be az olvasást, és térjen vissza a munkájához.)

Szóval, helyet kell keresnünk a lakásban, ahol dolgozni fogunk. Nézzük, mire is lesz szükségünk:

  • íróasztal,
  • kényelmes szék,
  • tárolóhely,
  • természetes fény,
  • helyi világítás,
  • ablak,
  • elektromos csatlakozók,
  • laptop,
  • nyomtató,
  • webkamera,
  • internet,
  • ajtó.

Bizony, szükség lesz egy ajtóra is, amit magunkra csukhatunk, ha nyugodtan akarunk dolgozni. Az ablakon keresztül pedig áradhat a fény, meg a friss levegő.

Irodai munkafeltételek megteremtése otthon
A munkáltató megállapodhat a munkavállalójával, hogy ne csak a telefonját és laptopját vihesse haza, hanem az általa használt íróasztalt, gurulószéket és konténereket. A megszokott munkaállomásnál dolgozva a munkára is könnyebb lesz fókuszálni.

Valamilyen internete már szinte mindenkinek van otthon; munkához azonban elengedhetetlen a megfelelő sávszélességű, kiváló jelerősségű, stabil kapcsolat. Jó tudni, hogy a Wifi-s kapcsolódás biztonsági kockázatokat is rejt magában: a hálózati hozzáférés megszerzésével a gépen tárolt adatokhoz, munkafolyamatokhoz illetéktelenek is hozzáférhetnek.

Akár a céges laptopot használjuk, akár a saját gépünket, telepíteni kell rá a vállalati szoftvereket, vagy gondoskodni azok távoli hozzáféréséről. Ha bármit is aláírva kell továbbítanunk, akkor nyomtatóra is szükségünk lesz.

Kommunikálni home office-ban is kell a főnökkel, beosztottakkal, de leginkább a munkatársakkal. Azonnali szöveges üzenetküldésre, csetelésre a Skype, Messenger, Viber, Whatsapp, Slack közül bármelyik jó lehet, csak ne a privát fiókunkkal jelentkezzünk be, mert akkor nehéz lesz a munkára koncentrálni.

A projektegyeztetéseket, meeting-eket konferenciabeszélgetésekben intézhetjük. Akiket nem izgat fel különösebben az adatvédelem, azok Zoom-ot használnak. Ez most a legnépszerűbb és talán a legjobb ingyenesen is elérhető alkalmazás.

A Zoom kiváló alternatívája a Webex, valamint a gamer-ek világából átvett, és az üzleti világban is egyre szélesebb körben elfogadott Discord lehet.

A Google Docs-ban nemcsak szöveges dokumentumokat, hanem táblázatot és prezentációt is szerkeszthetünk méghozzá úgy, hogy előrehaladásunkról mások is meggyőződhessenek anélkül, hogy erről külön beszámolókat kellene küldözgetnünk. Ehhez mindössze egy ingyenes gmail-regisztrációra lesz szükségünk.

S ha már Google, akkor érdemes a Drive-ot is megemlíteni, ahova bőszen feltölthetjük azokat az adatokat, amikhez akár otthonról is hozzá akarunk férni, ill. másokal meg akarjuk osztani. Felhő alapú adattárolásra alkalmas lehet még a OneDrive, DropBox, Mega és a Data is.

Munkahatékonyság home office-ban
Aki otthonról dolgozik, annak ugyanolyan hatékonynak kell(ene) lennie, mint annak, aki az irodában ülve tevékenykedik. Hiszen amennyiben gondoskodtunk az otthoni munkavégzés feltételeiről - bútorok, internet, hálózatbiztonság, eszközök, szoftverek, alkalmazások és távoli hozzáférések -, akkor a hatékonyság már csak a munkavállalón múlik.

Bizony az emberi tényező a leggyengébb láncszem, ami miatt sok munkáltató ódzkodik a home office általános bevezetésétől. Az otthoni munkavégzés széles(ebb) körű elterjedését sok vállalatnál most kényszerűségből kénytelenek tesztelni.

Mire figyeljünk az otthoni munkavégzés során, hogy ne adjunk okot a bizalmatlanságra?

1, Dolgozzunk napi nyolc órát!
Otthon nyilván nehezebb a munkára koncentrálni, mert sok a zavaró tényező: benyit a gyerek, ott a távirányító, finomságokkal tele a hűtő, pihenésre csábít az ágy, de ettől még le kell dolgozni a napi nyolc órát! Könnyebbség viszont, hogy javarészt magunk oszthatjuk be a napunkat. A koránkelők teljes mértékben kiaknázhatják végre a hajnali órák nyugalmát és frissességét; a hétalvók pedig az éjszaka magányában lehetnek kellően produktívak a nyugodt és hatékony munkavégzésre.

2, Csak napi nyolc órát dolgozzunk!
Lelkiismeretes dolgozók képesek túlzottan is belefeledkezni a munkába, míg lelkiismeretlen munkáltatók hajlamosak nyomást gyakorolni szűk határidőkkel a dolgozóikra - "Ennek még ma készen kell lenni!" -, miután mindkét esetben garantált a túlóra. Figyeljünk oda, hogy a munkaidő ne menjen a szabadidő rovására.

3, Álljunk fel az íróasztaltól, és tartsunk szünetet!
Szellőztessük ki a szobát - meg a fejünket is. Öt perc szünet beiktatásával újraélezhetjük elménk pengéjét, feltöltődhetünk, és megszabadulhatunk a kiégés káros hatásaitól.

4, Időben határoljuk el a munkát a szabadidőtől!
Ha már térben nem lehetséges a home office miatt. Az, hogy állandóan otthon vagyunk, elérhetőek a nap 24 órájában, nem jelentheti azt, hogy folyamatosan standby üzemmódban kell legyünk, várva a feladatokat - hiszen ráérünk, úgysincs más dolgunk... Ez demotiváló, demoralizáló és kiégéshez vezet. (Ld. Örkény István - Tóték c. drámáját.)

5, Adjunk teret a kötetlen beszélgetéseknek is!
Egy munkahely nemcsak attól jó, mert szeretjük, amit csinálunk, hanem élvezzük a kollégák társaságát - van, akiét jobban, és van, akiét kevésbé. Az viszont elvitathatatlan, hogy egy jó közösség megtartóerővel bír, ezért kifejezetten hasznos, ha az online meeting-eken szó esik az otthoni karantén és home office humoros aspektusairól is. Az ember társas lény, szeretjük együtt kinevetni a másikat.

6, Ügyeljünk a társadalmi különbségekre!
Míg az irodában mindenki egyenlő, home office-ban koránt sincs ez így. Figyeljünk oda, hogy az otthoni videócsetes bejelentkezéskor mennyit mutatunk meg lakókörnyezetünkből. A többiek látni fogják, mi van a háttérben: rend vagy rendetlenség, szocreál bútorok vagy ultramodern miliő. Alapvetően nem ezek alapján kellene megítélni a másikat, de az emberek hajlamosak a szemükre hagyatkozni, mintsem az eszükre. A látottak szerint egyesek hamar irigykedhetnek vagy éppen megvethetik az addig tisztelt és megbecsült munkatársukat.

A rendkívüli helyzet rendkívüli intézkedéseket szült, többek között a home office fogalmát is bevezette a köztudatba. Az otthoni munkavégzés ugyan még gyerekcipőben jár, de a kezdeti esetlenségeken túlmenve, még jó dolog is kijöhet belőle. "Először sose lehet másodjára." - szokta mondogatni biztatólag egy kiváló testnevelő tanár ismerősöm.

A home office ugyan nem való mindenkinek, viszont akinél beválik, ott mindkét fél jól járhat. A munkáltatónak kevesebb irodát kell bérelnie, fenntartania; míg a munkavállaló megszabadul a bejárás - reggeli és esti csúcsforgalom - stresszétől, és naponta egy-két-három órával több időt tölthet a családjával, hobbijával, ne-adjisten munkájával.

Forrás:

5 lépés a gyors és hatékony home office bevezetéséhez

A hatékony home office 5 leggyakoribb buktatója

A 10 legfontosabb applikáció otthoni munkához

Home office: 6 alkalmazás, ami hatékonyabbá teszi az otthoni munkavégzést